PENERAPAN AUDIT SISTEM INFORMASI SEBAGAI BENTUK PENGENDALIAN PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA ORGANISASI POLRI
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam perkembangan zaman saat ini peranan Teknologi Informasi sudah merupakan hal yang tidak dapat ditawar-tawar lagi dalam sebuah organisasi modern. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya selain sangat tergantung pada 4 ( empat ) macam Sumber Daya fisik yang dimiliki suatu organisasi yaitu Manusia, Material , Mesin dan Uang, sebuah organisasi memerlukan pula Sumber Daya Konseptual yaitu Informasi. Polri sebagai salah satu bentuk organisasi yang sedang berkembang dalam menyesuaikan perkembangan zaman pula memerlukan dua bentuk Sumber Daya diatas. Untuk dapat mengelola sumber daya tersebut diatas tentunya Polri dituntut memiliki kewajibannya untuk mengarahkan penggunaan semua sumber daya tersebut agar dapat dimanfaatkan secara efektif.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumber daya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh : Pengaruh globalisasi, persaingan antar instansi dalam dan luar negeri, peningkatan kompleksitas teknologi, waktu yang terbatas dan kendala sosial1. Walaupun Polri telah membangun Sistem Manajemen Informasi yang berbasiskan teknologi komputer tetapi Polri belum menerapkan Audit Sistem Informasi sebagai sarana pengendalian penggunaan Teknologi Informasi yang telah ada.
Seluruh komponen penyelenggaraan TI yang ada di Polri telah berjalan semenjak dulu, kita mengenal awalnya penggunaan Teknologi Komputer dalam rangka pembuatan SIM ( Surat Ijin Mengemudi ) kemudian pada saat ini berkembang penggunaan Teknologi Internet untuk berbagai kepentingan yang disesuaikan dengan tugas pokok Polri yaitu bidang pemeliharaan keamanan dan ketertiban masyarakat, penegakan hukum, perlindungan, pengayoman, dan pelayanan kepada masyarakat2. Perkembangan pesat penggunaan TI oleh Polri tentunya menuntut konsekwensi agar dilakukan pengendalian dan pengawasan terhadap efektifitas dan efisiensinya. Audit Sistem Informasi merupakan bentuk wasdal yang relevan pada saat ini karena Audit Sistem Informasi dilakukan terhadap Sistem Informasi secara keseluruhan. Bukan hanya perangkat TI yang digunakan seperti Software, Hardware dan jaringan saja, tetapi audit dilakukan terhadap seluruh aspek yang terlibat dan relevan dalam sistem informasi3.
Pelaksanaan audit TI pada semua organisasi pemerintah maupun swasta sebenarnya lebih pada bagaimana mengelola risiko-risiko yang mungkin muncul dari suatu penerapan TI. Artinya, risikonya ada, tetapi bagaimana risiko itu disadari, tentunya dengan didukung oleh sistem TI yang secara nyata siap dijalankan, sehingga risiko dapat dikelola dengan baik, misalnya diantisipasi, dicarikan jalan alternatifnya jika terjadi sesuatu.
1.2. Maksud dan Tujuan
a. Maksud penulisan makalah ini adalah disamping untuk melaksanakan penugasan
Pembuatan makalah yang materinya menyangkut pentingnya Audit Sistem Informasi bagi Polri dari Dosen, makalah ini pula bertujuan sebagai sarana untuk belajar dalam menuangkan pemikiran saya tentang Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) khususnya dalam pelaksanaan Audit Sistem Informasi sebagai sarana pengendalian penggunaan TI pada organisasi Polri yang dengan ditunjang beberapa referensi – referensi yang relevan dengan permasalahan ini.
b. Tujuan
Dengan penulisan makalah ini, kami mengharapkan agar makalah ini dapat dijadikan sebagai referensi dan tambahan wawasan / pengetahuan bagi pembaca mengenai hal-hal yang berkenaan dengan pentingnya pelaksanaan Audit Sistem Informasi yang membawa pengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi penggunaan TI yang ada dalam lingkungan Organisasi Polri
1.3. Permasalahan
Pemakaian Teknologi Informasi yang diterapkan oleh Polri pada saat ini telah memasuki tahap perkembangan penggunaan Sistem Informasi Manajemen berbasis computer. Alasan dikembangkan TI oleh Polri yaitu dimana wilayah Indonesia yang sangat luas dan kompetisi global antara Polri dan perkembangan kejahatan modern terkadang membuat Sistem IT Polri seakan tertinggal jauh dengan kemampuan yang dimiliki organisasi lain, bisa dibayangkan apabila sebuah organisasi kejahatan dapat menyadap dan memasuki system IT yang dimiliki Polri4.Berbagai macam bentuk bahaya latent yang telah menghinggap ke penggunaan Sistem TIoleh Polri antara lain adalah kerugian akibat kehilangan data dimana data yang diolah menjadi sebuah informasi, merupakan asset penting sebuah organisasi akan menjadi sebuah potret atau gambaran dari kondisi organisasi tersebut di masa lalu, kini dan masa mendatang. Jika informasi ini hilang akan berakibat cukup fatal bagi organisasi dalam menjalankan aktivitasnya kemudian kerugian akibat kesalahan pemrosesan komputer telah mengakibatkan pengambilan keputusan yang salah akibat informasi yang disajikan tingkat akurasi sangat rendah.
II. ISI
Pada perangkat lunak yang berisi laporan periodic dan khusus dapat menyatukan
Konsep Management By Exeption yang dilakukan dalam beberapa cara yaitu :
1) Menyiapkan laporan hanya jika terjadi perkecualian
2) Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian. Dilakukan untuk
menarik perhatian pemakai pada catatan tertentu.
3) Mengelompokkan perkecualian bersama-sama, dapat mencari perkecualian
berdasarkan area-area tertentu
4) Menunjukkan varians dari normal. Kegiatan actual dibandingkan dengan rencana
kegiatan dan perbedaannya ditampilkan dalam layar
- Cara Pemrosesan dan Penyimpanan Data
Dalam pelaksanaan pemrosesan data penyimpanan data, Operator TI Polri menggunakan
beberapa motode sebagai berikut :
1) On Line / Off Line
Tipe ini membedakan cara menginput dan memproses data. Istilah ini digunakan untuk menjelaskan hubungan antara hardware komputer dan CPU dan akses data dari program ke CPU. On Line berarti bahwa hardware komputer selalu berhubungan dengan CPU tanpa bantuan manusia. Misalnya : terminal dan disk merupakan hardware yang selalu on line. Sedangkan Off Line adalah sebaliknya, yaitu untuk menempatkan pita magnetic disk ke drive harus dilakukan oleh operator sebelum dia dapat mengakses dengan CPU.
2) Penyimpanan Data
Penyimpanan data yang ada dalam sistem komputer sangat rumit. Setiap CPU memiliki unit penyimpanan yang disebut Main Memory, Internal Memory, Primary Storage atau Care Memory.
3) Sequential dengan Direct Access
Sequential access berarti data disimpan secara berurutan dan akses komputer dengan data jugga berurutan. Dengan kata lain, data yang disampaikan pada awal tape, misalnya harus dilewati lebih dahulu sebelum komputer dapat menemukan akhir tape. Contohnya magnetic tape. Direct atau Random Access berarti akses komputer ke data tidak dipengaruhi oleh tempat dimana data dalam media tersebut berada. Semua data yang disimpan memiliki kesempatan yang sama untuk dilihat/dipanggil. Contohnya magnetic disk.
4) File
Sequential File, adalah file yang disusun secara berurutan, misalnya disusun
menurut nomor langganan.
Direct File , adalah file yang disusun tidak secara berurutan.
4. Kendala pengelolaan Sistem Informasi Internal Polri.
A. Kerugian akibat kehilangan data.
Data yang diolah menjadi sebuah informasi, merupakan aset penting dalam organisasi saat ini. Banyak aktivitas operasi mengandalkan beberapa informasi yang penting. Informasi bagi sebuah organisasi Polri menjadi sebuah potret atau gambaran dari kondisi di masa lalu, kini dan masa mendatang. Jika informasi ini hilang akan berakibat cukup fatal bagi organisasi dalam menjalankan aktivitasnya.
Sebagai contoh adalah jika data pelaku kejahatan sebuah Polda hilang akibat rusak, maka informasi yang terkait akan hilang, misalkan siapa saja pelaku kejahatan yang ada pada jaringan kejahatan tertentu . Atau juga daftar rencana kegiatan Polisi dalam mempersiapkan pengamanan wilayah dalam rangka operasi khusus dan rutin kepolisian. Kehilangan data juga dapat terjadi karena tiadanya pengendalian yang memadai, seperti tidak adanya prosedur back-up file. Kehilangan data dapat disebabkan karena gangguan sistem operasi pemrosesan data, sabotase, atau gangguan karena alam seperti gempa bumi, kebakaran atau banjir.
B. Kerugian akibat kesalahan pemrosesan komputer
Pemrosesan komputer menjadi pusat perhatian utama dalam sebuah sistem informasi berbasis komputer. Banyak kesatuan Polri telah menggunakan komputer sebagai sarana untuk meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Mulai dari pekerjaan yang sederhana, seperti input data reserse/intelejen sampai penggunaan komputer sebagai bantuan bagi pimpinan satuan kerja Polri untuk mengambil keputusan berbasis data base. Dan banyak pula di antara satuan kerja tersebut sudah saling terhubung dan terintegrasi. Akan sangat mengkhawatirkan bila terjadi kesalahan dalam pemrosesan di dalam komputer. Kerugian mulai dari tidak dipercayainya data yang masuk sampai kepada kesalahan proses pelaksanaan giat kepolisian dalam rangka pelayanan umum.
C. Pengambilan keputusan yang salah akibat informasi yang salah
Kualitas sebuah keputusan sangat tergantung kepada kualitas informasi yang disajikan untuk pengambilan keputusan tersebut. Tingkat akurasi dan pentingnya sebuah data atau informasi dari kesatuan Polri yang dibawahnya tergantung kepada jenis keputusan yang akan diambil oleh masing-masing Kepala Satuan Kerja ( Polda, Polwil atau Polres). Jika masing-masing jenjang manajer Satker Polri akan mengambil keputusan yang bersifat strategik, mungkin akan dapat ditoleransi berkaitan dengan sifat keputusan yang berjangka panjang. Tetapi kadangkala informasi yang menyesatkan akan berdampak kepada pengambilan keputusan yang menyesatkan pula.
D. Kerugian karena penyalahgunaan komputer (Computer Abused)
Tema utama yang mendorong perkembangan dalam audit sistem informasi dalam sebuah organisasi seperti Polri adalah karena sering terjadinya kejahatan penyalahgunaan komputer. Beberapa jenis tindak kejahatan dan penyalahgunaan komputer antara lain adalah virus, hacking, akses langsung yang tak legal (misalnya masuk ke ruang komputer tanpa ijin atau menggunakan sebuah terminal komputer dan dapat berakibat kerusakan fisik atau mengambil data atau program komputer tanpa ijin) dan atau penyalahgunaan akses untuk kepentingan pribadi (seseorang yang mempunyai kewenangan menggunakan komputer tetapi untuk tujuan-tujuan yang tidak semestinya).
E. Nilai hardware, software dan personil sistem informasi
Dalam sebuah sistem informasi yang ada pada organisasi Polri seperti hardware, software, data dan personil ( user ) adalah merupakan sumberdaya organisasi. Ada beberapa satuan kerja di Polri mengeluarkan dana yang cukup besar untuk investasi dalam penyusunan sebuah sistem informasi, akan tetapi masih terdapat kelemahan dalam proses kontinuitas pelaksanan karena penggunaan TI pada masing-masing kesatuan tergantung dengan kebijakan pimpinannya. Bila penggantinya tidak memiliki Visi “IT Minded” maka kebijakan yang dibangun dengan biaya mahal tersebut menjadi tidak berdaya. Sehingga diperlukan sebuah pengendalian untuk menjaga investasi yang telah dirintis ini.
5. Pemeliharaan kerahasiaan informasi
Informasi bagi di dalam sebuah organisasi Polri sangat beragam, mulai data personil,data kerawanan daerah, data jaringan pelaku kejahatan dan lain sebagainya adalah amat riskan bila tidak dijaga dan diawasi dengan benar. Seseorang dapat saja memanfaatkan informasi untuk disalahgunakan. Sebagai contoh bila data pelaku jaringan teroris atau data intelejen Polri yang sangat rahasia, dapat diketahui / dijebol oleh hacker untuk memperoleh manfaat dalam kepentingan pribadi maka seluruh data tersebut bisa “jatuh” ke tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab sehingga dampaknya dapat membahayakan keamanan negara.Oleh sebab itu dengan menyadari betapa pentingnya kerahasiaan sebuah informasi dan keamanan system yang ada dalam penggunaan IT Polri. Membuat hal ini sudah menjadi prioritas utama. Dalam rangka menjaga kerahasiaan informasi tersebut pengguna ( user ) yang baik tentunya memiliki kewajiban untuk tidak membeberkan pola “pertahanan” ataupun bersikap sombong terhadap keamanan yang dimiliki dalam Sitem TI Polri, karena hal tersebut sangat riskan membuat para hacker mencoba dengan keras untuk membobol system TI Polri.
6. Bentuk / Tahap Pengendalian dan Pengawasan TI Polri oleh Auditor SI
perangkat lunak audit tersebut untuk file uji kecil (small test file) sebelum menjalankannya untuk file data utama, menjamin bahwa file yang benar yang digunakan, misalnya dengan cara mengecek ke bukti luar, seperti total kontrol yang dilakukan oleh pemakai, memperoleh bukti bahwa perangkat lunak audit tersebut berfungsi sebagai mana direncanakan, misalnya review informasi keluaran dan pengendalian, menciptakan cara-cara pengamaan yang semestinya untuk menjaga keamanan dari kemungkinan manipulasi file data Organisasi Polri.
